初めて通訳を手配する方へ—依頼から当日までの流れと注意点

「通訳が必要になったのだが、何から始めればいい？」

通訳会社への依頼は、ホテルや会場の手配と違い、なじみが薄く、どのように進めればいいかイメージが持ちにくいものです。この記事では、依頼から当日までの流れを5つのステップに整理し、それぞれでつまずきやすいポイントに絞ってご紹介します。

依頼から当日までの5ステップ

STEP	内容・タイミング	抑えるべきポイント	よくある失敗とポイント
1	問い合わせ最低２週間前まで	日時・人数・言語・通訳方式・テーマを伝える	繁忙期（9〜12月）は1ヶ月前を目安に
2	見積もり・アサイン問い合わせ後数日以内	金額だけでなく、通訳者の実績を確認	初回ご依頼時はこの段階でNDA・発注手続きも済ませると後がスムーズ
3	事前準備会議１週間前まで	資料はドラフトでよいので早めに共有	「資料が当日直前」が最多の失敗例。別日の打ち合わせは拘束費が発生する
4	当日会議当日	講演者と通訳者の打ち合わせ時間を確保（目安はセッション時間の半分くらい）	IT分野は早口のスピーカーが多い傾向。「ゆっくり話して」と伝えておくとベター
5	フォローアップ会議後	フィードバックを通訳会社に共有	次回のアサイン・準備の改善につなげる

最も重要なのは「事前準備」

資料の共有が当日直前になってしまうのは、よくある失敗例です。プレゼン資料や議事次第を当日の朝に送っても、通訳者が内容を把握する時間がなく、通訳の質に大きく影響します。プロの通訳者でも、事前情報なしに会議に臨むことは困難です。理想は会議の1週間前までに資料を共有すること。資料は完成版でなくて構いません。ドラフト段階でまず送ることで、通訳者は専門用語の確認や背景理解に時間を使えるようになり、品質が大きく高まります。事前打ち合わせの時間を設定いただければ、さらに精度が上がります。なお、会議当日とは別日に打ち合わせの時間をいただく場合は、別途打合せ拘束費が発生します。当日の開始前に時間を確保する形であれば、追加費用なくスムーズに対応できますので、スケジュール調整の際にご検討ください。

初めての方でも安心して相談できる体制

SECは、IT・情報通信・AI技術分野に特化した通訳サービスを提供しています。初めて通訳を手配する方からのご相談も多く、「何を伝えればいいか分からない」という段階からサポートしています。会議の目的・規模・ご予算をお聞きした上で、通訳方式の選定から通訳者のアサイン、事前準備のサポートまで一貫して対応します。まずはお気軽にお問い合わせください。